La matriz de evaluación: una herramienta para la automatización de unidades de información

Daniela Muñoz
danielam19@gmail.com

La matriz de evaluación es una herramienta útil y necesaria cuando las unidades de información van a empezar un proceso de automatización, así lo indicaron los expertos Ricardo Chinchilla y Mynor Fernández en su ponencia “Software libre para la automatización de unidades de información”, en el Congreso de Acceso Abierto, Preservación Digital y Datos Científicos.

Muchas veces las unidades de información tienen bajo presupuesto y no encuentran datos en cuanto a la comparación y evaluación de los diferentes software que pueden aplicar para automatizar su unidad. Además, han resurgido una gran cantidad de software para automatización y se necesita evaluar cuál es la mejor opción. Por eso, la matriz de evaluación resulta ser una posible solución en la identificación del sistema adecuado.

Cuando se va a automatizar una unidad de información primero se debe definir qué se quiere hacer. Luego se crea un catálogo de software por nivel y se diseña una matriz de evaluación para comparar los software considerados a adquirir.

Asimismo, Chinchilla y Fernández propusieron tres niveles de automatización: la automatización de catálogos, la cual solo busca la descripción bibliográfica, no son relacionales, pequeños y versátiles; la gestión de repositorios, que almacenan y recuperan documentos digitales y sus servicios asociados con programas como D-Space, E-Prints, iAH, Greenstone, y otros; y la automatización integral, subdividida según el tamaño de la unidad de información, ya sea pequeñas, medianas o grandes. Este último nivel está dirigido a la gestión de todas las áreas de la unidad de información, son sistemas complejos, modulares y relacionales basados en estándares internacionales.

La matriz de evaluación está compuesta por múltiples parámetros que permiten determinar e identificar el software que la unidad de información necesita. Parámetros como nombre, versión, licencia, idioma, actualización, escalabilidad, seguridad, mantenimiento, entre otros. Esta herramienta es flexible para ser modificada, pero es complementaria a todo el estudio de factibilidad técnica.

Chinchilla y Fernández concluyeron que los niveles son una herramienta que facilita el estudio y evaluación de software: “la propuesta se basa en las bondades que ofrece el software libre, pero esto no implica que no se incurrirá en costos asociados”.

Además, explicaron que se genera un ahorro considerable en el manejo de licencias, tanto en la aplicación como en los motores de base de datos, lenguajes de programación, software de servidores y sistemas operativos.